Uma empresa bem organizada com colaboradores integrados, pode melhorar a produtividade e ainda com muita economia já pensou nisso?
É comprovado que empresas bem organizadas e com sistemas de produção bem definidos que envolvam a todos os colabores ajuda muito na qualidade.
Manter a organização no ambiente de trabalho é muito importante para qualquer profissional que queira ter mais produtividade e qualidade, pois garante às pessoas melhores condições de vida e facilidade no dia-a-dia, além do conforto e limpeza.
A desordem pode causar muitos atrasos e até situações desconfortáveis, como a perda de tempo, por exemplo, quando é preciso encontrar algo como um documento, um número de telefone anotado ou até mesmo um simples lápis.
A desorganização pode ser prejudicial até no relacionamento interpessoal, pois acontece grande desgaste entre os profissionais.
Muitas empresas hoje aplicam o método de organização baseado no 5S, programa desenvolvido no Japão que visa a eliminação de tudo que seja desperdício (que gera custo extra).
O programa tem esse nome porque baseia-se em 5 princípios que chamamos de senso:
• O primeiro S o SEIRI ou Senso da Utilização diz respeito ao uso consciente e eficiente de recursos e de materiais, onde fazemos uma reflexão sobre hábitos, como o acúmulo de objetos que não são necessários, também podemos chamar de desapego ou destralhe de objetos sem utilidade;
• O segundo S o SEITON ou Senso de Organização e os serne do programa pois sem a organização nada flui da forma que deveria por isso, mesas desorganizadas, ou arquivos espalhados não fazem o menor sentido.
Quanto mais organizado você for como pessoa ou profissional e quanto mais organizado uma empresa ou seu computador e arquivos forem, menos tempo se gastará tentando encontrar coisas básicas. Assim, você poderá focar no que realmente importa.
Por isso, é importante organizar-se de fato antes de começar a colocar a mão na massa no trabalho.
Segue dicas então 6 dicas para organização da rotina diária:
1 Tenha uma agenda e liste todas as atividades que precisa fazer no dia;
2 Coloque as prioridades;
3 Escolha somente uma atividade bem simples e faça ela no primeiro momento para se animar em concluir logo uma tarefa;
4 Agora veja aquelas que requerem mais atenção e procure fazer no início do dia quando você está mais descansado;
5 Determine tempo para fazer as atividades e faça pequenas pausas, seu celebro após 25 minutos perde a rapidez e gasta muita energia;
6 Na organização da sua mesa ou área de trabalho pese sempre que precisa ser prático e lógico para você e para os outros também.
• O terceiro S o SEISOU ou senso de limpeza diz respeito àquilo que todos os colaboradores precisam ter. Tanto com os seus instrumentos de trabalho como com o local onde realiza suas atividades.
Este S desperta maior responsabilidade individual do que os anteriores. O local onde você trabalha é de sua inteira responsabilidade, e não cuidar dele é contraproducente.
Neste senso envolve-se a limpeza da sua bancada, o recolhimento do lixo, a limpeza da cozinha, o uso consciente de descartáveis, etc.
• O quarto S o SEIKETSU ou senso da saúde e higiene, ele visa a produtividade por isso saúde o maior objetivo deste senso é garantir a aplicação dos S anteriores, por isso se faz essencial o desenvolvimento de métodos que facilitem a localização e identificação dos objetos e ferramentas;
Equilíbrio físico e mental;
Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc);
Melhoria nas condições de segurança, entre outros que assegurem o bom desenvolvimento dos 3 S anteriores.
• Por fim, mas não menos importante, o Quinto S o SHITSUKE ou Senso de Disciplina e Autodisciplina diz respeito aos sentimentos gerados pela mudança através de toda a metodologia 5S.
É o momento de viver as sensações que essa transformação nos hábitos gerou, cada um tem que interpretar e colocar em prática de forma proativa e com Sinergia, no seu dia a dia.
Sendo assim uma vez compreendidos e aplicados os 5S, as vantagens devem logo aparecer.
A empresa então fica mais preparada para o negócio, seja no dia a dia interno, seja frente a concorrência e seus clientes.
O desperdício – não só de bens físicos, mas de tempo – é controlado e consequentemente há maior qualidade e eficiência nos serviços.
